Notulen ALV 2020

21 maart 2020

Op 5 maart 2020 is de jaarlijkse algemene ledenvergadeling (ALV) gehouden, waarbij helaas niet alle leden aanwezig waren. Om alle leden goed op de hoogte te houden plaatsen we hierbij de voorlopige notulen op de site. Deze notulen worden op de volgende ALV in 2021 vastgesteld.

 

Notulen  ALV ttv Duintreffers, 5 maart 2020                     

Aanwezig:       bestuur (Rob, Ron, Chock, Ewald, Miranda), Rohan, Dick, Marc, Luuk, Siem Gr., Frank, Yvonne, Angelina, Peter, Lid, Siem (vanaf 21.15)

Afwezig met afbericht:          bestuur (Jositha), Rob K.,  Jan, Ron B., Hinse, Bart

1. Opening: Rob opent de vergadering  en heet iedereen van harte welkom.
2. Mededelingen en/of ingekomen stukken: Noch het bestuur noch een van de aanwezige leden heeft hier inbreng.
3. Notulen ALV 20-02-2019:
   • Er is verwarring over de toegezonden stukken, deze zaten bij de eerste mail met uitnodiging en niet bij de 2e mail met de gerectificeerde datum.
   • Er zijn geen op- of aanmerkingen.
4. Verslag secretaris/voorzitter, Rob:
   • Ledenaantal is stabiel, nieuwe aanwas leden vangt de terugloop op.
   • Toekomstbeeld is best positief, trainingsavond wordt weer zeer goed bezocht en het aantal jeugdleden is met 5 gestegen na de workshops met de basisscholen uit Schoorl en Groet, we zijn financieel nog steeds gezond.
   • Op gepaste, bescheiden wijze is het 25-jarig bestaan gevierd van het clubgebouw, zo ook het 25-jarig bestaan van de Vutters, de donderdagochtend groep.
   • Blijde gebeurtenissen: huwelijk Miranda en Rohan, geboorte Lavinia, dochtertje van Jositha.
   • Spelers van team 1 zijn helaas gestopt, nu 4 competitieteams die hun thuiswedstrijden gezamenlijk op dezelfde avond spelen.
   • Bestuur vergadert minder frequent, veel gebeurt via de mail en whats app.
5. Verslag penningmeester en begroting 2020, Chock

• Toelichting winst- en verliesrekening, winstrekening:
  • Contributie: ongeveer 65 leden
  • Vriendenloterij: loopt jaarlijks terug
  • Bollenactie: minder bollen ingekocht, er waren minder vrijwilligers voor de verkoop!
  • Diversen: o.a. vrienden van Duintreffers, verhuur, Rabobank, subsidie gemeente Bergen
• Toelichting winst- en verliesrekening, verliesrekening:
  • Inkopen: stabiel, blijft 41 % van verkoop
  • Kosten vrijwilligers: trainer, schoonmaak (iets vaker gedaan)
  • Diversen: hosting website, bankkosten

Het exploitatieresultaat wijkt 4 euro af van de begroting, dat is heel fraai!

• Begroting 2020:
  • ALV stemt in met contributieverhoging van  €6,50 (1,50 bond, 5 euro vereniging). Deze verhoging is noodzakelijk door te verwachten stijging van onkosten en verdere daling van inkomsten vriendenloterij. Zij reageerden zeer onvriendelijk op de mededeling van ons dat wij geen belavond voor nieuwe “klanten” willen doen. ALV oppert om te achterhalen wie de deelnemers zijn en hen te vragen direct aan de club te doneren, bijvoorbeeld via Vrienden van Duintreffers.
  • Bollenactie: echt afhankelijk van het aantal vrijwilligers!!
  • Diversen: dit jaar geen subsidie gemeente (geen aanvraag gedaan, is erg bureaucratisch geworden, Miranda buigt zich over aanvraag 2021)
  • Uitgave energie gaat mogelijk meevallen
  • Buma/Stemra: best een groot bedrag, bestuur gaat onderzoeken of er alternatieven zijn
• Begroting 2020, vragen:
  • Peter: hoogte uitgaven energie: voorheen kon de vereniging een deel van de energiebelasting via de bond terugvragen, dat kan niet meer
  • ALV gaat akkoord met de begroting voor 2020

1. Verslag kascommissie, Rohan
   • Rohan heeft samen met Hinse de boeken gecontroleerd en in orde bevonden.
   • Samenstelling kascommissie 2020: Hinse, Angelina; reserve: Dick.

Intermezzo:

• Rob reikt de wisselbekers uit van het Jan Romein dubbeltoernooi 2020 aan Frankwin en Marc.
• CK:
  • Er zijn dit jaar en vorig jaar geen bekers uitgereikt (winnaars 2019: Peter en Piet; 2020: Rob en Ron B.) Rob en Ron B.).
  • De wisselbeker is zoek. Erwin van Dam (winnaar 2017, 2018 geen toernooi) heeft hem ingeleverd op een competitieavond, daarna zijn we het spoor bijster….

1. Verslag wedstrijdsecretaris, Ron:
   • Rob heeft al veel gras voor zijn voeten weggemaaid.
   • Ledenaantal: 50 senioren, 13 jeugdleden.
   • Trainingsavond wordt erg goed bezocht.
   • Begeleiden van de jeugd door senioren op de trainingsavond wordt zeer positief ontvangen.
   • Afgelopen jaar hadden we 4 teams in de competitie, team 3 werd kampioen in de najaarscompetitie; voorjaarscompetitie 2020: 2 teams 3e klasse, 1 team 4e klasse, 1 team 5e klasse.
   • Tt-app van de bond is nog niet operationeel; uiteindelijk zal deze app het papieren formulier gaan vervangen.
   • Nu 4 teams thuis op dezelfde avond is geen automatisme, we vragen het iedere keer aan, fijn dat het nu gehonoreerd is!
   • Vraag Siem G.: sommige Vutters hebben een knipkaart, is het niet beter om dit af te schaffen en hen ook lid te maken? Hierna een boeiende discussie over bijv. lid van de bond, verzekerd zijn, blijvend overlijden, aansprakelijkheid… Bestuur gaat dit nader bespreken.
   • Yvonne: is er iets te bedenken voor mensen die zo af en toe willen spelen? Een soort van strippenkaart? Bestuur gaat zich hier over buigen.
   • Ron speelt zelf nu geen competitie, Rob mist hem enorm, lijkt niet wederzijds te zijn…

 

1. Verslag jeugdgroep, Rob:
   • In de werkgroep zitten naast Rob Ron B., Hinse en Luuk. Zij hebben na een brainstorm de volgende zaken in gang gezet:
     •    Aanspreekpunt voor de ouders op  de trainingsavond.
     •    De eerder genoemde begeleiding door senioren.
     •    Workshops voor scholen uit Groet, Schoorl en Bergen (alle zeer succesvol verlopen!).
     •    Intentie: september starten met een jeugdteam in de competitie.
     •    Overleg met de ouders; hun idee: moment van vrij spelen organiseren (opm.: zou dan kunnen op de competitiemiddag van het jeugdteam).
2. Gebouw:
   • Schoonmaakochtend/klussenochtend: was geslaagd, jammer dat er minder leden aanwezig waren, herhalen in 2020.
   • Siem: de blusmiddelen zijn in 2019 gekeurd en goed bevonden.
   • Dak lekt: dit speelt eigenlijk vanaf de bouw, onderdeel van klussenochtend.
   • Peter: contact leggen met de gemeente over de groenstroken naast het gebouw; de bomen groeien en de goot raakt steeds sneller verstopt.
   • Lida: uitlampje in de kantine is stuk; Siem v L. heeft dit inmiddels hersteld.
3. Bestuursverkiezingen:
   • Chock deelt mee dat 2020 zijn laatste jaar als penningmeester is. Hij heeft er dan maar liefst 18 (!) jaar opzitten. Het begeleiden van Samson blijft hij doen. Bestuur gaat op zoek naar een adequate vervanger!
   • ALV stemt in met Marc als nieuw bestuurslid.
4. Rondvraag:
   • Chock: er is een controle geweest door de belastingdienst, alles zag er keurig uit; (een mooi en terecht compliment voor Chock!)
   • Clubshirts: de ALV is van mening dat leden die competitie spelen dit in clubshirt moeten doen. Bestuur gaat nadenken over eventuele sancties.
   • Clubshirts: Lida en Siem zeggen toe nieuwe shirts voor competitiespelers te willen sponseren m.i.v. de najaarscompetitie 2020, waarbij spelers zelf een keuze kunnen gaan maken in soort shirt: katoen of kunststof (colaflessen..) We zijn hier heel blij mee! Merken: Posno of Game 11
   • Clubshirts: bestuur moet alerter zijn op het terugvragen van shirts aan spelers die stoppen. Idee van Frankwin: vraag een borg.
   • Peter: Peter vindt dat we op de training eerst de van de Jumbo gekregen Donic balletjes moeten opmaken. De meningen zijn verdeeld en er ontstaat een boeiende discussie. Game 11 verstrekt jaarlijks gratis de wedstrijdballetjes. We spreken af dat we de wedstrijdballetjes apart in een “blik” houden, dat de Donic balletjes in de bak erbij komen, maar dat leden zelf mogen kiezen. De Vutters en Samsom gaan in ieder geval met de Donic balletjes aan de gang.
   • Yvonne: complimenten voor de organisatie van de bollenactie.
   • Siem G.:
     •    Graag de tekst op de website aanpassen en hem vermelden als oprichter.
     •    Toevoegen bij het verzorgen van de koffie op die donderdagochtend Wim Praat, hij doet dit om de week, samen met Marijke Mars
     •    Siem heeft een dvd samengesteld (komt in het kastje in de kantine te liggen) van de bouw van het clubgebouw en van de feestdag ter ere van het 25-jarig bestaan van de donderdagochtend groep; leden mogen deze dvd lenen en inzien!
   • Marc:
     •    Aanpassen op de website tekst over Jan Romein.
     •    Marc is 5 jaar weggeweest bij de club. Hij roemt de sfeer die er was en is binnen de club, het voelde als thuiskomen, een warm bad! Dick onderschrijft dit.
5.  Sluiting: Rob sluit om 21.57 uur deze boeiende vergadering, dankt de aanwezigen voor hun inbreng en biedt hen een drankje namens de club aan. Op de laptop van Angelina kunnen belangstellenden nog even kijken naar de dvd over de bouw van ons clubgebouw, een mooi voorbeeld van clubliefde en samenwerken!